Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist die Solev UG (haftungsbeschränkt), Rienzistraße 18, 70597 Stuttgart, Deutschland ("Solev UG", "wir"). Kontakt: [email protected]. Vollständige Angaben siehe Impressum.

2. Überblick

PatentFlow ist Software für Patentkanzleien und Patentabteilungen, die auf den eigenen Servern des Kunden installiert und betrieben wird. Erfindungsmeldungen, Akten, Entwürfe und alle anderen in der Software gespeicherten Daten liegen ausschließlich auf dieser Infrastruktur - wir haben darauf keinen Zugriff (siehe Punkt 7). Diese Erklärung betrifft deshalb im Wesentlichen die Daten, die diese Website verarbeitet: Angaben aus dem Kontaktformular, technische Protokolle unseres Hosting-Anbieters sowie das in Punkt 6 beschriebene Analyse-Tool, das nur mit Ihrer Einwilligung läuft.

3. Kontaktformular

Bei Nutzung des Kontaktformulars verarbeiten wir Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachrichtentext, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO - vorvertragliche Anfrage bzw. unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen). Die Übermittlung erfolgt über einen Cloudflare Worker an Postmark (Wildbit LLC), unseren Anbieter für transaktionale E-Mails, der die Nachricht in unser Postfach zustellt. Wir speichern die Korrespondenz nur so lange, wie es zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist, und löschen sie danach.

4. Spam-Schutz (Cloudflare Turnstile)

Das Kontaktformular nutzt Cloudflare Turnstile, um menschliche Besucher:innen von automatisiertem Spam zu unterscheiden - ohne die Tracking-Cookies eines klassischen CAPTCHAs. Turnstile kann dazu technische Signale (z.B. IP-Adresse und Browser-Merkmale) ausschließlich zu diesem Zweck verarbeiten. Näheres in der Datenschutzerklärung von Cloudflare.

5. Hosting & Serverprotokolle

Diese Website wird über Cloudflare Pages gehostet. Wie bei jedem Webserver protokolliert die Infrastruktur von Cloudflare automatisch technische Informationen zu jeder Anfrage (IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene Seite, Browser-User-Agent) zu Sicherheits- und Betriebszwecken (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Siehe Punkt 6 für das Analyse-Tool, das wir mit Ihrer Einwilligung nutzen, und unsere Cookie-Richtlinie für Details zu jedem Cookie, das diese Website setzen kann.

6. Webanalyse (Google Analytics 4)

Mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie über den von Cloudflare Zaraz beim ersten Besuch angezeigten Cookie-Banner erteilen, nutzen wir Google Analytics 4 (Google Ireland Limited), um zu verstehen, wie Besucher:innen diese Website nutzen (aufgerufene Seiten, Sitzungsdauer, ungefährer Standort, Geräte- und Browsertyp). Google Analytics lädt nur, wenn Sie zustimmen; bei Ablehnung läuft es nie. Google kann Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, auf Grundlage geeigneter Garantien wie der EU-Standardvertragsklauseln bzw. des EU-US Data Privacy Framework; siehe die Datenschutzerklärung von Google. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer jeder Seite widerrufen - siehe Punkt 9 für Ihre weiteren Rechte nach der DSGVO.

7. Die PatentFlow-Software

PatentFlow wird auf der Infrastruktur des Kunden installiert und von ihm betrieben. Verantwortlicher für die Verarbeitung der dort gespeicherten personenbezogenen Daten - etwa von Erfinderinnen und Erfindern, Mandanten und Mitarbeitenden - ist der Kunde, nicht die Solev UG. Die Software sendet keine Nutzungsdaten, Absturzberichte oder Telemetrie an uns und benötigt kein Konto bei uns. Verbindungen nach außen baut sie nur zu Diensten auf, die der Kunde selbst einrichtet oder nutzt: dem eigenen Mailserver, den Schnittstellen der Patentämter (z. B. EPA Open Patent Services), den amtlichen Gebührenseiten für den wöchentlichen Abgleich der Gebührentabellen sowie - nur wenn der Kunde dies konfiguriert und für einen Mandanten zulässt - externen KI-Anbietern. Standardmäßig verarbeitet ein auf dem Server des Kunden betriebenes KI-Modell die Daten (siehe Punkt 8). Erhalten wir im Rahmen von Support oder Wartung Zugriff auf eine Installation, geschieht dies nur auf Grundlage einer gesonderten Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

8. Einsatz von Sprachmodellen (KI) in der Software

Der Einsatz großer Sprachmodelle (Large Language Models) in PatentFlow ist optional; die Software lässt sich vollständig ohne KI betreiben. Auch ein lokales Sprachmodell ist nicht zwingend notwendig: Der Kunde entscheidet, ob er KI ganz abschaltet, ein lokales Modell auf dem Server der Anwendung oder einem eigenen Server in seinem Netz betreibt oder ausschließlich externe Anbieter anbindet. Ist ein lokales Modell eingerichtet, verarbeitet standardmäßig dieses die Daten auf der Infrastruktur des Kunden. Erfindungsmeldungen, Entwürfe und andere Mandantendaten verlassen dabei die Kanzlei nicht: Sie werden weder an uns noch an Dritte übermittelt und nicht zum Training von Modellen verwendet.

Der Kunde kann zusätzlich externe KI-Anbieter (etwa Cloud-Dienste) anbinden und einzeln für bestimmte Mandanten freigeben; die Software protokolliert jede solche Nutzung. Für die Verarbeitung durch einen externen Anbieter ist dessen Datenschutzerklärung maßgeblich. Über die Anbindung entscheidet der Kunde als Verantwortlicher; er prüft ihre Zulässigkeit, einschließlich Berufsgeheimnis und etwa erforderlicher Einwilligungen, und schließt die nötigen Verträge mit dem Anbieter (z. B. zur Auftragsverarbeitung). Die Solev UG hat auf diese Verarbeitung keinen Einfluss und übernimmt dafür keine Verantwortung; zur Haftung siehe unsere Nutzungsbedingungen.

9. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit sowie das Recht, eine auf Einwilligung beruhende Verarbeitung jederzeit zu widerrufen (siehe Punkt 6 zur Analyse). Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren - zuständig für Baden-Württemberg ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg. Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns unter [email protected].

10. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung aktualisieren, wenn sich unsere Datenverarbeitung ändert. Das Datum der letzten Aktualisierung oben bezieht sich auf die aktuell gültige Fassung.