Planung und Aufgaben

Arbeitspakete (AP-1, AP-2 …) bündeln Aufgaben auf ein Ziel hin, meist eine offene Frist der Akte im Fristenbuch (der Meilenstein). Aufgaben (A-1, A-2 …) sind die einzelnen Schritte mit einer Art – Ausarbeitung, Durchsicht, Zeichnungen, Übersetzung, Formalien, Einreichung, Bescheid, Mandant, Recherche, Abrechnung –, einer zuständigen Person, einem Status und einem Fälligkeitsdatum. Aufgaben ohne Paket sind intern.

Fälligkeit

• Eigenes Datum: gilt, solange die Aufgabe oder das Paket in keinem Sprint liegt.
• Aufgabe ohne Datum: fällig mit ihrem Arbeitspaket.
• Paket ohne Datum: fällig zur Vorfrist seiner Frist.
• Mit Sprints: im Sprint gilt das Sprint-Ende; eine Aufgabe ohne eigenen Sprint gehört zum Sprint ihres Pakets.
• Endet die Planung nach der Amtsfrist, erscheint „nach Amtsfrist“; Überfälliges wird rot markiert.

Vorlagen

Eine Vorlage ist eine Liste von Aufgaben mit Art und Abstand in Tagen vor der Fälligkeit des Pakets. Wird ein Paket aus einer Vorlage angelegt, entstehen alle Aufgaben mit Terminen, rückwärts gerechnet von der Fälligkeit oder der Vorfrist; Termine in der Vergangenheit werden auf heute gesetzt. Vier Vorlagen sind vorbereitet und frei änderbar.

Board und Sprints

Das Board zeigt die Aufgaben nach Status, gefiltert nach Person und Sprint; Karten werden per Drag & Drop verschoben. Sprints schaltet die Kanzlei unter Einstellungen → Kanzlei ein. Sie können beliebig lang sein, es läuft höchstens einer; beim Abschluss wandert Unerledigtes in einen anderen Sprint oder zurück ins Backlog.

Rechte

Pakete, Sprints und Vorlagen verwaltet sowie anderen Personen Arbeit zuweist, wer das Recht „Planung“ hat. Alle anderen legen Aufgaben für sich selbst an und bearbeiten die ihnen zugewiesenen oder von ihnen angelegten. Aufgaben in Akten, die jemand nicht sehen darf, bleiben unsichtbar. Wer von jemand anderem etwas zugewiesen bekommt, erhält eine E-Mail.