Le quotidien du cabinet dans la même application
Dossiers, délais et projets ne sont qu’une partie du cabinet. PatentFlow planifie aussi le travail jusqu’au délai, saisit le temps passé, rédige les factures, contrôle les conflits d’intérêts et règle qui peut voir et faire quoi.
Tâches, lots de travaux et sprints
Une demande a une date fixe, comme une version logicielle : le jour du dépôt. Les lots de travaux regroupent les tâches vers ce jalon – un délai de l’échéancier –, et chaque tâche a un type, un responsable et une échéance. Sans date propre, une tâche est due avec son lot, un lot à la pré-échéance de son délai ; ce qui est prévu après le délai officiel est signalé.
Des modèles pour les procédures récurrentes – premier dépôt DPMA, dépôt EP revendiquant une priorité, réponse à une notification ou entrée en phase nationale PCT – créent un lot avec toutes ses tâches et calculent les dates à rebours depuis le délai. Le tableau montre qui travaille sur quoi ; les cartes avancent par glisser-déposer.
Les sprints sont facultatifs : si le cabinet travaille en sprints de durée libre, les lots et tâches d’un sprint sont dus à sa fin, et ce qui n’est pas terminé passe au sprint suivant ou retourne dans le backlog à la clôture. Répartir le travail requiert le droit « planification » ; les autres créent des tâches pour eux-mêmes et traitent les leurs.
Le temps par dossier
Chacun saisit son propre temps dans les dossiers sur lesquels il travaille, à la main ou au chronomètre. Le taux horaire est figé à la saisie – celui du client, celui de la personne ou le taux standard du cabinet –, si bien qu’un changement de taux ne réévalue pas le travail passé.
Des factures avec les taxes officielles
Une facture réunit le temps non facturé d’un client et y ajoute les taxes officielles sans TVA, les débours et les forfaits. À l’émission, elle reçoit le numéro suivant sans trou et devient une facture Word conforme aux mentions exigées par le droit allemand de la TVA ; elle n’est ensuite plus jamais modifiée – une facture d’annulation la corrige. L’autoliquidation est proposée pour les clients disposant d’un numéro de TVA étranger.
Contrôle des conflits
Chaque nouveau client et chaque partie adverse est comparé à tous ceux que le cabinet représente ou contre lesquels il agit, dans tous les dossiers et indépendamment de la forme juridique ou de l’orthographe. Un résultat du côté adverse exige une justification avant l’enregistrement, et chaque contrôle est conservé comme preuve.
Utilisateurs, groupes et visibilité
Les droits sont attribués aux groupes – confirmer des déclarations, modifier des projets, lancer l’IA, tenir l’échéancier, facturer, etc. Clients et dossiers sont visibles de tous, de certains groupes ou de leur seul responsable ; ce qu’une personne ne peut pas voir n’apparaît dans aucune recherche.
