Chaque brevet suivi, de la déclaration à l’annuité
Un dossier PatentFlow réunit toute la famille de brevets – les dépôts du cabinet comme les dépôts étrangers, avec les données du registre, les pièces, les délais et la correspondance. Les délais sont calculés à partir des dépôts, inscrits à l’échéancier et contrôlés par une seconde personne ; chaque modification reste dans l’historique.
Un dossier par famille de brevets
Chaque dépôt – DPMA, OEB, USPTO, PCT ou tout office national – conserve numéros et dates de dépôt, de publication et de délivrance, les priorités revendiquées, les classes CIB et le projet sur lequel il repose. Un dépôt que le cabinet ne gère pas lui-même, comme l’origine étrangère d’un dépôt ultérieur, figure dans le même dossier avec ses données.
Pour chaque office, une liste indique les pièces manquantes : requête, description, revendications, abrégé, dessins, désignation de l’inventeur, pouvoir, document de priorité. Les éléments sont cochés ou téléversés, et les projets de l’éditeur sont pris en compte automatiquement.
Des délais calculés, inscrits, contrôlés
À partir des dates de dépôt et de priorité, PatentFlow calcule l’année de priorité, l’entrée en phase nationale et régionale PCT, la validation et l’effet unitaire du brevet européen, la désignation de l’inventeur auprès du DPMA, les délais de réponse aux notifications, les annuités et la fin du délai d’opposition.
Les délais calculés sont des propositions. Ils deviennent contraignants lorsqu’une personne les inscrit à l’échéancier ; chaque délai y reçoit une pré-échéance, un responsable et le contrôle à quatre yeux : qui a saisi une date ne peut pas la contrôler, et une date modifiée ensuite doit être contrôlée à nouveau. Un délai se clôt avec un justificatif – une note ou l’accusé de réception –, jamais par simple suppression.
Le responsable reçoit des rappels à la pré-échéance et avant l’expiration ; un délai dépassé est aussi signalé au responsable du dossier. Chacun peut s’abonner à l’échéancier dans Outlook, Google ou Apple Calendar.
Le courrier des offices lu et rattaché
Les notifications sont téléversées en PDF et lues sur votre serveur, avec reconnaissance de texte pour les documents scannés. PatentFlow reconnaît l’office, le numéro de demande, la date, la nature – par exemple une notification au titre de l’art. 94(3) CBE ou un rapport d’examen du DPMA – et le délai indiqué, puis retrouve le dépôt concerné.
Après vérification, un clic transforme le courrier en notification du dépôt, avec le PDF joint et le délai de réponse à l’échéancier.
Des taxes officielles d’après les offices eux-mêmes
Chaque échéance d’annuité indique la taxe officielle et la surtaxe de retard, et chaque dossier liste les annuités des années à venir. Un calculateur donne les taxes d’un nouveau dépôt auprès du DPMA, de l’OEB et de l’USPTO.
Chaque semaine, les barèmes sont comparés au barème des taxes de l’OEB, à la fiche de coûts du DPMA et au fee schedule de l’USPTO. Les écarts apparaissent poste par poste et sont repris en un clic – jamais en silence.
Les lettres au client
Notifications de délai, transmissions de notifications, rapports de situation et demandes d’instructions pour les annuités naissent de modèles en allemand, anglais ou français. Client, dépôt, délai et taxes sont repris du dossier ; le texte peut être ajusté avant la création de la lettre Word à votre en-tête, conservée dans le dossier.
Dépôts ultérieurs et procédures
Un titre étranger est importé depuis son PDF ou la base de l’OEB ; les délais du dépôt ultérieur découlent de ses dates, et la traduction s’appuie sur une liste terminologique que vous vérifiez d’abord. Oppositions, actions en nullité et en contrefaçon, recours et inventions de salariés (ArbnErfG allemande) ont leurs propres délais, qui figurent dans le même échéancier.