Der Kanzleialltag in derselben Anwendung
Akten, Fristen und Entwürfe sind nur ein Teil einer Kanzlei. PatentFlow plant auch die Arbeit bis zur Frist, erfasst die Zeit, schreibt die Rechnungen, prüft auf Interessenkollisionen und regelt, wer was sehen und tun darf.
Aufgaben, Arbeitspakete und Sprints
Eine Anmeldung hat einen festen Termin wie ein Software-Release: den Einreichungstag. Arbeitspakete bündeln die Aufgaben auf diesen Meilenstein hin – eine Frist aus dem Fristenbuch –, jede Aufgabe hat eine Art, eine zuständige Person und ein Fälligkeitsdatum. Ohne eigenes Datum ist eine Aufgabe mit ihrem Paket fällig, ein Paket zur Vorfrist seiner Frist; was nach der Amtsfrist geplant ist, wird markiert.
Vorlagen für wiederkehrende Abläufe – etwa DPMA-Erstanmeldung, EP-Nachanmeldung, Bescheidserwiderung oder PCT-Nationalisierung – legen ein Paket mit allen Aufgaben an und rechnen die Termine von der Frist zurück. Das Board zeigt, wer woran arbeitet; Karten werden per Drag & Drop weitergeschoben.
Sprints sind optional: Arbeitet die Kanzlei in Sprints beliebiger Länge, sind Pakete und Aufgaben im Sprint zu dessen Ende fällig, und Unerledigtes wandert beim Abschluss in den nächsten Sprint oder zurück ins Backlog. Wer Arbeit verteilt, braucht das Recht „Planung“; alle anderen legen Aufgaben für sich selbst an und bearbeiten ihre eigenen.
Zeit je Akte
Jede Person erfasst ihre eigene Zeit in den Akten, an denen sie arbeitet – eingetippt oder mit Stoppuhr. Der Stundensatz wird beim Erfassen festgehalten: der eigene Satz des Mandanten, der der Person oder der Standardsatz der Kanzlei. Eine spätere Änderung des Satzes bewertet vergangene Arbeit nicht neu.
Rechnungen mit Amtsgebühren
Eine Rechnung sammelt die offene Zeit eines Mandanten und ergänzt Amtsgebühren ohne Umsatzsteuer, Auslagen und Pauschalen. Beim Stellen erhält sie die nächste Nummer ohne Lücke und wird als Word-Rechnung mit den Pflichtangaben nach § 14 UStG geschrieben; danach wird sie nie mehr geändert – korrigiert wird per Stornorechnung. Bei Mandanten mit ausländischer USt-IdNr. schlägt PatentFlow Reverse Charge vor.
Kollisionsprüfung
Jeder neue Mandant und jede Gegenpartei wird mit allen verglichen, die die Kanzlei vertritt und gegen die sie tätig ist – über alle Akten hinweg, unabhängig von Rechtsform und Schreibweise. Ein Treffer auf der Gegenseite braucht eine Begründung, bevor gespeichert wird, und jede Prüfung bleibt als Nachweis erhalten.
Benutzer, Gruppen und Sichtbarkeit
Rechte werden an Gruppen vergeben – Meldungen bestätigen, Entwürfe bearbeiten, KI starten, das Fristenbuch führen, abrechnen und mehr. Mandanten und Akten sind für alle sichtbar, für bestimmte Gruppen oder nur für die verantwortliche Person; was jemand nicht sehen darf, taucht auch in keiner Suche auf.
