Jedes Patent verfolgt – von der Meldung bis zur Jahresgebühr
Eine Akte in PatentFlow umfasst die ganze Patentfamilie – eigene und fremde Anmeldungen mit Registerdaten, Unterlagen, Fristen und Korrespondenz. Die Fristen werden aus den Anmeldungen berechnet, ins Fristenbuch eingetragen und von einer zweiten Person geprüft; jede Änderung bleibt im Verlauf erhalten.
Eine Akte je Patentfamilie
Jede Anmeldung – beim DPMA, EPA, USPTO, als PCT-Anmeldung oder bei einem beliebigen nationalen Amt – führt Anmelde-, Veröffentlichungs- und Patentnummer mit Datum, die beanspruchten Prioritäten, die IPC-Klassen und den zugrunde liegenden Entwurf. Anmeldungen, die die Kanzlei nicht selbst betreut, etwa der ausländische Ursprung einer Nachanmeldung, stehen mit ihren Daten in derselben Akte.
Je Amt zeigt eine Checkliste, welche Unterlagen fehlen: Erteilungsantrag, Beschreibung, Ansprüche, Zusammenfassung, Zeichnungen, Erfinderbenennung, Vollmacht, Prioritätsbeleg. Punkte werden abgehakt oder hochgeladen, die Entwürfe aus dem Editor zählen automatisch.
Fristen berechnet, eingetragen, geprüft
Aus Anmelde- und Prioritätsdaten berechnet PatentFlow das Prioritätsjahr, den Eintritt in die nationale und regionale PCT-Phase, Validierung und einheitliche Wirkung des europäischen Patents, die Erfinderbenennung beim DPMA, Erwiderungsfristen auf Bescheide, Jahresgebühren und das Ende der Einspruchsfrist.
Berechnete Fristen sind Vorschläge. Erst wer sie ins Fristenbuch einträgt, macht sie verbindlich; dort erhält jede Frist eine Vorfrist, eine verantwortliche Person und die Vier-Augen-Prüfung: Wer ein Datum eingetragen oder geändert hat, darf es nicht selbst prüfen, und ein später geändertes Datum muss neu geprüft werden. Erledigt wird eine Frist mit Nachweis – einem Vermerk oder der Empfangsbestätigung –, gelöscht wird sie nie.
Die verantwortliche Person erhält Erinnerungen zur Vorfrist und vor Fristablauf; eine versäumte Frist geht zusätzlich an die Aktenverantwortlichen. Jede Nutzerin und jeder Nutzer kann das Fristenbuch in Outlook, Google oder Apple Kalender abonnieren.
Amtspost gelesen und zugeordnet
Bescheide werden als PDF hochgeladen und auf Ihrem Server gelesen, bei Scans mit Texterkennung. PatentFlow erkennt Amt, Aktenzeichen, Datum, Art – etwa eine Mitteilung nach Art. 94 (3) EPÜ oder einen Prüfungsbescheid des DPMA – und die genannte Frist, und findet die zugehörige Anmeldung.
Nach der Prüfung wird der Bescheid mit einem Klick zum Amtsbescheid der Anmeldung, mit angehängtem PDF und der Erwiderungsfrist im Fristenbuch.
Amtsgebühren nach den Angaben der Ämter
Jede Jahresgebührenfrist zeigt Amtsgebühr und Verspätungszuschlag, und jede Akte listet die Jahresgebühren der kommenden Jahre. Ein Rechner ermittelt die Gebühren einer neuen Anmeldung für DPMA, EPA und USPTO.
Einmal pro Woche werden die Tabellen mit dem Gebührenverzeichnis des EPA, dem Kostenmerkblatt des DPMA und dem Fee Schedule des USPTO abgeglichen. Abweichungen erscheinen Posten für Posten und werden mit einem Klick übernommen – nie stillschweigend.
Schreiben an den Mandanten
Fristmitteilungen, Weiterleitungen von Bescheiden, Statusberichte und Weisungsanfragen zu Jahresgebühren entstehen aus Vorlagen auf Deutsch, Englisch oder Französisch. Mandant, Anmeldung, Frist und Gebühren werden aus der Akte eingesetzt; der Text lässt sich anpassen, bevor der Word-Brief mit Ihrem Briefkopf erstellt und in der Akte abgelegt wird.
Nachanmeldungen und Verfahren
Ein ausländisches Schutzrecht wird aus seinem PDF oder aus der EPA-Datenbank übernommen; die Fristen für die Nachanmeldung ergeben sich aus seinen Daten, und die Übersetzung entsteht mit einer Terminologieliste, die Sie vorab prüfen. Einspruchs-, Nichtigkeits- und Verletzungsverfahren, Beschwerden und Arbeitnehmererfindungen nach dem ArbnErfG haben eigene Fristen, die im selben Fristenbuch erscheinen.